NEXTsearch

Het volgende herkent u vast uit de dagelijkse praktijk. Er komt een nieuwe zaak binnen en de notaris roept een van zijn kandidaat notarissen op zijn kamer: “De Roos, ik heb hier een nieuw dossier voor je. Beetje ingewikkeld maar dat is een mooie uitdaging. Het gaat om een schenking van de aandelen aan een buitenechtelijk kind, met gebruik making van een stichting administratiekantoor en de bedrijfsopvolgingsfaciliteit.

Nu hebben we ooit iets dergelijks gedaan, een jaar of  2 a 3 geleden. Dat was volgens mij voor de firma Jansen of Johnson of iets dergelijks. Je kunt ook collega Sander nog vragen of hij misschien nog iets van die zaak weet. Het dossier zal nog wel in het archief liggen. Oh, nee dat ligt waarschijnlijk in het oude archief 3 straten verderop. Succes! Morgen wil ik het concept van de akte op mijn bureau hebben.“

Herkenbaar?
Natuurlijk! Bijna iedereen zal bovenstaande of een variatie hierop een keer mee hebben gemaakt. Je hebt in het verleden een ingewikkelde zaak gehad waarin je een bijzondere akte of passage in een akte hebt moeten maken. Maatwerk waar veel tijd in is gaan zitten en waar je trots op bent.

Eigenlijk zou je al deze bijzondere passages en constructies willen onthouden zodat je deze snel terug kunt vinden. Maar de waan van de dag heeft meestal de overhand. Nieuwe dossiers dienen zich aan en voor je het weet is dit huzarenstukje weer naar de achtergrond verdwenen.

Tot het moment dat je, misschien wel jaren later, weer met een vergelijkbare situatie te maken krijgt. Maar hoe heette het dossier en/of de partijen ook alweer? Dat wordt na zo’n lange periode lastig om terug te halen. Hoe fijn zou het dan zijn als je de mogelijkheid hebt om in je notariële systeem te kunnen zoeken op trefwoorden in bijvoorbeeld de aktes/documenten zélf in plaats van dat je op de partijen of het dossieronderwerp te moeten zoeken?

NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. Je kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen softwarepakket waar je ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken. En dat zou toch in bovenstaande situatie heel handig zijn.

Dat vinden wij bij Devoon ook. Daarom hebben wij in samenwerking met onze Lexxyn partner ICT Concept voor NEXTassyst een nieuwe functie ontwikkeld, genaamd NEXTsearch. Met deze nieuwe zoekfunctie kun je in NEXTassyst niet alleen zoeken op gebruikelijke zoektermen zoals dossiernummer en namen relaties, maar kun je ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. Je kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken.

Makkelijker vindbaar
Met NEXTsearch kun je als kantoor dus veel gemakkelijker aktes of passages in aktes terugvinden. Op die manier hoef je niet weer opnieuw het wiel uit te vinden. Dit bespaart veel zoek- en studietijd die op elk kantoor veel beter besteed kan worden.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van NEXTsearch? Neem dan direct contact met ons op.