Antwoorden hergebruiken - Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

Heleen Bernsen: Het maken van een akte heeft in de loop der jaren een grote ontwikkeling doorgemaakt. Lang geleden was het maken van een akte meer knutselwerk dan het beantwoorden van een vraag/antwoord spel in Word.

Voor het maken van twee langstlevende testamenten bijvoorbeeld: De minuut werd uit de kluis gehaald; gekopieerd; geknipt, comparitie van de nieuwe klant werd er tussen gezet. Vervolgens opnieuw gekopieerd om een minuutakte en afschrift te fabriceren. Immers het testament verschilde alleen qua comparitie.

Met de intrede van de computer en Word werd het samenstellen van een akte al veel gemakkelijker. Het knippen en plakken kon nu ‘gewoon’ digitaal. En niet lang daarna volgden de intelligente modellen. Het vraag-/antwoordspel op basis waarvan de akte werd samengesteld.

Repeterend werk
Het maken van akten op basis van intelligente modellen zorgde al voor een wereld van verschil met de knip en plak manier van vroeger. Maar toch heeft ook deze methode inefficiënte kanten. De vragen in het vraag-/antwoordspel worden namelijk twee keer gesteld. Eén keer voor het testament van de ene relatie en één keer voor de partner; niet echt efficiënt. Zeker niet omdat ook voor een eventuele toelichting of begeleidende brief de vragen opnieuw beantwoord moeten worden.

Antwoorden hergebruiken
Dat moet efficiënter kunnen dachten wij bij Devoon. Hoe mooi zou het zijn als de antwoorden worden onthouden zodat deze direct en gemakkelijk hergebruikt kunnen worden? Dat kan nu!

Het is nu in Word/NEXTassyst mogelijk om vragen te stellen waarbij de antwoorden worden onthouden. Dit betekent dat bij het aanmaken van een nieuw document de keuze wordt gegeven om gebruik te maken van de eerder ingegeven antwoorden of dat de vragen opnieuw gesteld moeten worden. Dit betekent dat vragen maar één keer beantwoord hoeven te worden in plaats van twee, drie of vier keer. Dit levert veel tijdsbesparing op en de kans op fouten is geringer.

Legio mogelijkheden
Bovenstaand voorbeeld ging over het maken van een testament. Maar het hergebruik van antwoorden is voor alle type documenten en voor iedere fase in het proces mogelijk.

Stukken maken op basis van vragenlijst
Een mooi voorbeeld van deze nieuwe toepassing is het produceren van documenten op basis van een vragenlijst. Op grond van de bespreking met de cliënt wordt de vragenlijst ingevuld. De antwoorden worden vervolgens bewaard om te gebruiken bij het produceren van documenten zoals notariële stukken, brieven, onderhandse stukken enzovoorts. De tijdswinst die dit oplevert is aanzienlijk.

Registergoed 
Nog een ander voorbeeld: de brieven voor registergoed (ontvangst koopovereenkomst tot en met bevestiging passserafspraak) kunnen op elkaar afgestemd worden zodat ook hier maar éénmalig de vragen worden gesteld.

Gemakkelijker en efficiënter werken
Door gebruik te maken van deze mogelijkheid kunnen alle soorten documenten gemakkelijker en efficiënter geproduceerd worden. Om gebruik te kunnen maken van deze nieuwe functie moet u beschikken over intelligente modellen. Deze intelligente modellen worden vervolgens aangepast voor het hergebruik van de antwoorden.

Dit kunnen wij voor u doen maar u kunt ook de Training Modellen vragenlijst volgen. Tijdens deze training leert u hoe u zelf de modellen aanpast voor het hergebruiken van antwoorden. Via deze link kunt u zich direct inschrijven.

Heeft u nog vragen over de mogelijkheden of kunnen wij u helpen met opzetten van deze nieuwe functie voor uw kantoor? Neem dan contact op met mij of met een van mijn collega’s.