Blog: 7 tips voor een solide ICT-omgeving

Claudia Heemskerk, Operationeel Manager: Al vanaf het moment dat je zo trots als een pauw de Kamer van Koophandel uitstapt word je ermee geconfronteerd: het vraagstuk ICT. Je kunt tenslotte niet meer zonder. Denk aan telefonie, website, pakketkeuze, printer, internet en bijvoorbeeld dataopslag. Je vraagt je continu af: wat past nu bij mij als startende ondernemer, hoe laat ik ICT flexibel met mij meegroeien en wat heb ik nu echt nodig? Om zorgeloos van start te gaan, hebben we bij Lexxyn Groep een aantal tips op een rij gezet; om je te helpen bij het inrichten van een efficiënte en effectieve ICT-omgeving.

Rendabel inzetten van ICT
Inmiddels zijn er op het gebied van ICT, en onder de veelgebruikte term legaltech, voldoende oplossingen voorhanden. Het is dus interessant om goed te kijken naar de manier om ICT rendabel voor je kantoor in te zetten. Er valt iets te kiezen. Zeker bij startups is het van belang uit te kijken naar eenvoudige middelen die je administratief ontlasten, zodat je meer tijd over houdt voor cliënten. Daarnaast dienen de juiste applicaties te zorgen voor eenvoudig en realtime inzicht in relevante informatie. Denk aan de status van je prospects, je zaken, taken en bijvoorbeeld debiteuren en onderhanden werk. Op die manier kan ICT efficiënt voor je werken en daarmee het werk voor en met de cliënt verbeteren, waarmee je direct meer kwaliteit en meer waarde, kunt bieden aan cliënten.

  • Tip 1: bewustwording rondom het belang van ICT 

(Bijna) alles wat we doen draait om of is afhankelijk van ICT. Onze belangrijkste tip is dan ook: zie ICT als kans. Zet ICT bewust in voor bijvoorbeeld verbetering van je werkprocessen, cliëntcontact, samenwerking en bijvoorbeeld verlaging van kosten. Wees je bewust van het feit dat ICT de basis kan zijn voor hedendaagse waarde creatie.

  • Tip 2: denk functioneel in plaats van technologisch

Zie ICT als de manier om een hoge kwaliteit aan dienstverlening te kunnen bieden. Het is hierbij steeds minder interessant om puur technisch te kijken naar hoe je je werkproces kunt automatiseren. Juist jezelf en je cliënten centraal stellen en nagaan wat er echt nodig is om de gevraagde dienstverlening te realiseren is wat ons betreft de kijk op ICT anno 2017.

  • Tip 3: denk vanuit baten in plaats vanuit kosten 

Denk bij iedere beslissing die je op het gebied van ICT neemt expliciet na over de baten. Wat zijn de opties per onderdeel, wanneer heb ik voordeel van losse onderdelen en wanneer is synergie belangrijk? Wat levert iedere keuze mij en mijn cliënten op? Kan ik hiermee waarde toevoegen en op welke manier? Uiteraard zijn de kosten van belang, maar laat bewust de baten eens de doorslag geven.

  • Tip 4: inventariseer wensen 

Begin bij het begin. Om ICT echt voor je te laten werken is het van belang de wensen van jezelf, eventuele kantoorgenoten en (potentiele) cliënten te inventariseren. Wat is essentieel voor je kantoor en de gewenste manier van werken? Wat zijn je doelstellingen rondom ICT? Wil je er totaal geen omkijken naar hebben, wil je met een minimale investering van start of is met name de productiviteit waardevol? En wat wil je cliënt graag? Daag jezelf uit, durf naar het waarom te vragen. Juist al deze wensen worden het uitgangspunt voor het inrichten van je ICT-omgeving.

  • Tip 5: neem eens een kijkje in de keuken van een ander

Mensen helpen graag mensen. Benader gelijkwaardige kantoren en vraag naar hun ervaringen. Bellen en werken zij in de cloud? Gebruiken ze een documentmanagementsysteem, hoe schrijven zij tijd en declareren ze zelf? Vraag om advies of kijk gewoon eens over de schouder mee. Durf te vragen. Je zult zien dat je op die manier snel en effectief nieuwe inzichten vanuit de praktijk kunt vergaren.

  • Tip 6: wat wil je uitbesteden?

De ene juridische professional heeft meer feeling met ICT dan de ander. Waar de een graag zelf zaken als domeinregistratie, internetverbindingen, software implementaties en websitehosting oppakt, wil de ander graag compleet ontzorgd worden. Belangrijk bij deze stap is de vraag: ga ik zelf leveranciers uitnodigen en beoordelen of maak ik gebruik van een ICT-partner die mij hierbij kan helpen? Een ICT-partner die naast je staat en door een kritische bril naar ICT-oplossingen kijkt kan enorm waardevol zijn. Niet alleen om hard- en software te selecteren die aansluiten bij je missie, maar ook om je bij te staan in contract- en SLA-onderhandelingen. Een ICT-partner kan je daarnaast ook attenderen op additionele vraagstukken zoals: is er een plan B bij downtime, hoe ga je om met de meldplicht datalekken en hoe zorg je dat je orde-compliant bent?

  • Tip 7: sta stil bij ICT-innovatie

Oké, je ICT-omgeving staat en je gaat op in de waan van alledag; druk met cliënten en hun zaken. Blijf je ook dan bewust van de kracht van ICT-innovatie. Omarm het als onderdeel van de kern van je kantoor, blijf erover nadenken, erover lezen en erover praten. Via social media en ook bij evenementen kun je je kennis eenvoudig verrijken. Je hoeft geen ICT-specialist te worden, maar als je weet wat er speelt kan je tijdig je koers bepalen.

Checklist: ICT voor juridische starters
Dit waren de eerste stappen op weg naar een ICT-omgeving die volledig in opdracht van jou en je cliënt werkt. Die jezelf, je zaak en cliënt weer centraal stellen. Wil je concreet aan de slag met het optuigen van je ICT-omgeving? Maak gebruik van onze checklist met daarin de basiszaken op het gebied van ICT waar je in ieder geval even bij stil moet staan als je verantwoordelijk bent voor de ICT van of op jouw kantoor.