Samenspel ICT Concept & Devoon

'We laten de notaris altijd winnen’

Ik ontmoet Hendri van Norden (ICT Concept) en Martin Duijs (Devoon) op het kantoor van de Lexxyn Groep in Oosterhout. Ik spreek openhartig over hun unieke samenspel in het notariaat, waar zij bouwen op elkaars expertise en waarbij de notaris profiteert van het grotere geheel. Tijdens dit amusante gesprek praten we over de minuutakte, het beroeps- en kantoorcertificaat, digitalisering, ouderwetse kastjes en de spreekwoordelijke muur.

‘Hardware en software zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door dit optimaal in elkaar te verweven wordt het werken in het notariaat plezieriger en succesvoller.’

Heren, vertel eens; wat zijn de automatiseringsonderwerpen die spelen in het notariaat?
Martin: ‘Naast grote macro ontwikkelingen zoals blockchain, online samenwerken en cloud computing zijn het met name de onderwerpen die voor een buitenstaander klein lijken, maar die in de praktijk van een notariskantoor ‘killing’ zijn, als ze niet de benodigde aandacht krijgen. Denk bijvoorbeeld aan gedoe met de printer in relatie tot de minuutakte. Zonder een minuutakte kan een notariskantoor niet functioneren. De printer wordt vervangen of geüpdate en ineens wordt deze akte op blanco papier geprint, terwijl vignetpapier staat ingesteld. Als dat het geval is staat een notariskantoor echt stil.’

Hendri merkt op: ‘Iedere systeembeheerder kan dit probleem oplossen. Alleen doordat je als systeembeheerder de markt kent, weet je dat dit probleem voor notariskantoren urgent is. Dit is een veelvoorkomend, maar o zo eenvoudig te voorkomen probleem, mits je deze markt begrijpt. De akte dan toch maar printen op blanco papier of omwisselen van papierlade is geen optie. Het moet gewoon werken. Dit is een voorbeeld van iets ogenschijnlijk kleins wat kan leiden tot een enorme discussie tussen systeembeheerder, softwareleverancier en notariskantoor. Allemaal onnodige energie als je het mij vraagt.’

Martin: ‘Dat wil je gewoon altijd voorkomen. Wij sturen de printers van onze klanten aan met onze software, NEXTassyst. De output valt - als je het zwart-wit bekijkt - onder de verantwoordelijkheid van de hardware leverancier, veelal de partij verantwoordelijk voor de automatisering. Maar het op deze manier benaderen van zulke vraagstukken moet je niet willen. Door middel van een goed doordacht 1-2tje met de systeembeheerder voorkom je problemen aan zowel de input- als de outputzijde, met uiteindelijk maar een winnaar: het notariskantoor.’

‘Beroepscertificaat’ is ook zo’n echt ‘notarisding’. Wat is jullie visie in relatie tot ICT hierop? 
Martin: ‘Dit certificaat dient 3-jaarlijks vervangen te worden. Het is een digitale handtekening om overeenkomsten en handelingen te autoriseren. Voor iemand die niet gepokt en gemazeld is in het notariaat, is het een draak van een project om goed te regelen en door te voeren, terwijl dit cruciaal is voor de bedrijfsvoering van een kantoor. Meestal legt een notaris dit bij de systeembeheerder neer. Deze heeft veelal geen weet van het belang en van de exact uit te voeren handelingen hiervoor. Wat vraag je op welke manier aan en wat voer je waar intern door? Ook hierbij is de kracht direct voelbaar van een ervaren samenwerking tussen software- en hardware leverancier.

Samen hebben wij al vaker met dit bijltje gehakt. Eerlijkheidshalve moet ik wel bekennen dat ook wij in dit geval van onze fouten moesten leren voordat alles zo soepel liep zoals nu. Wat tegenwoordig ook helpt is dat wij tijdig een melding krijgen vanuit ons systeem, waarna wij de aanvraag aan de hand van een standaardprocedure snel en eenvoudig tot een goed eind brengen.

‘Onze medewerkers worden opgevoed met de overtuiging dat wij er zijn om frustraties weg te nemen. Wij houden van verrassingen, maar een notariskantoor niet.’

Ik hoor jullie nu al diverse malen praten over het gezamenlijk op de achtergrond oplossen van problemen. Wat is hiervan de toegevoegde waarde voor een kantoor? 
Hendri: ‘Zowel Devoon als ICT Concept zijn voorzien van een flinke portie inlevingsvermogen. Ook de service-desks van beide bedrijven zijn doordrenkt van het belang van een goed werkend notariskantoor. Er zijn zoveel kleine ‘hick-ups’ die een digitale werkomgeving in de weg kunnen staan. Een notariskantoor wil dit uiteraard net als wij voorkomen. Mocht er dan toch een probleem ontstaan dan bestaat de nadrukkelijke wens - zeg maar gerust eis - om niet van het kastje naar de muur gestuurd te worden.

Binnen onze samenwerking maakt het niet uit waar het probleem ontstaat en ‘wiens schuld’ dit is, als het maar opgelost wordt. Klaar. Onze medewerkers worden opgevoed met de overtuiging dat wij er zijn om frustraties weg te nemen. Wij houden van verrassingen, maar een notariskantoor niet. Om die reden proberen we zoveel mogelijk op proactieve wijze problemen te voorkomen.’

‘Het team van Devoon bestaat grotendeels uit mensen die bij een notariskantoor gewerkt hebben. Hierdoor kennen we deze sector van voor tot achter en deze praktijkervaring delen wij graag binnen de Lexxyn Groep.’

Zowel Devoon als ICT Concept zijn verbonden aan de Lexxyn Groep. In deze groep samenwerkende ICT-bedrijven binnen de juridische sector staat synergie voorop. Ik proef dat hier terug. Is dat een echt ‘Lexxyn-dingetje’?
Martin: ‘Ik denk dat je bij de Lexxyn Groep alleen een echt positieve bijdrage kunt leveren als een synergetische gedachte al in het DNA van je bedrijf zit. Uiteraard wordt het intensiveren van samenwerkingen door de Lexxyn Groep binnen de bedrijven actief gepromoot. Zo organiseren we interne kennissessies, zijn er vele teambuilding activiteiten en gaan we samen soms de kroeg in. Zo leer je elkaar beter kennen, waardoor je elkaar beter vindt en aanvult.

Daarnaast leren we binnen de Lexxyn Groep ook van elkaars sectoren; het notariaat, de deurwaarderij en advocatuur. Zo pikken wij iets op van de eigenaardigheden - als ik het zo mag zeggen - van de advocatuur en leren de andere partners van onze bevindingen binnen het notariaat. ICT Concept werkt voor beide sectoren, wat voor ons altijd een toegevoegde waarde is. Ze hebben altijd een antwoord of idee. En wij leren de Lexxyn Groep Partners alles over het notariaat. Het team van Devoon bestaat grotendeels uit mensen die bij een notariskantoor gewerkt hebben. Hierdoor kennen we deze sector van voor tot achter en deze praktijkervaring delen wij graag binnen de Lexxyn Groep.’

Maar ben je dan nog wel onafhankelijk?
Martin: ‘Absoluut. Het staat als een paal boven water dat we iedere samenwerking, zoals die met ICT Concept, zelf gekozen hebben. Deze keuze wordt niet opgelegd, dit is een vrijwillige samenwerking van zelfstandige bedrijven die dienstverlening hoog in het vaandel hebben staan. 1+1 hoort in mijn beleving geen 2, maar 3 te zijn. Dit vind je terug in onze samenwerking, waar het delen van ervaring, kennis, kunde en plezier voorop staat.’ 

Waar ben je dan wel afhankelijk van? 
Hendri: ‘Vooral van derden, zoals het Kadaster, KvK, ECH. Als daar een storing is wordt iedereen gillend gek. En wie bellen onze klanten dan? Devoon of ons. En kunnen wij er iets aan doen? Nee, maar daar koopt de klant niets voor. Daarom proberen we de frustratie weg te nemen door achter de schermen - daar is ‘ie’ weer - op onderzoek uit te gaan.

In de praktijk zie je dat bijvoorbeeld Devoon al van deze storing heeft vernomen en dit proactief aan al haar klanten én aan ICT Concept laat weten, zodat ook wij direct onze klanten informeren over deze storing en de juiste verwachting scheppen.’

Dit klinkt eigenlijk een beetje te mooi om waar te zijn. Gaat het dan nooit mis?
Martin met een stalen gezicht: ‘Nee.’ Hij grinnikt en vervolgt: ‘Ja natuurlijk wel. De reden dat het nu veelal gesmeerd loopt, is omdat er ook weleens iets niet goed gaat. We leren van iedere fout. 
Zo ook aangaande de voorbereiding van een implementatie of migratie van NEXTassyst. NEXTassyst wordt door een notariskantoor gezien als allesomvattend, en het heeft inderdaad ook betrekking op alles; op je processen en op je hardware. Het is belangrijk dat alle randvoorwaarden voldoen voor een probleemloze ingebruikname van een softwareapplicatie. Daarom is voorbereiding alles.

Wat zijn de verwachtingen, wensen en werkprocessen bij de klant? Hoe zit het met systeemvereisten, voldoet alles, wie doet wat wanneer; kortom het geven van de juiste aandacht aan de voorbereiding is cruciaal voor een naadloze transitie. Denk aan een projectplan, inclusief planning. Zodra we samen met ICT Concept een project oppakken werken we vanuit één projectplan dat zoveel mogelijk door één aanspreekpunt gecoördineerd wordt. Achter de schermen regelen we samen de rest. Als wij zeggen: ‘maandag om 8.30 uur zijn we live’, dan zijn we ook LIVE. Punt.’

‘Soms gooi je dan even de knuppel in het hoenderhok, maar daar drink je dan later samen een drankje op.’

Martin vervolgt: ‘En ja, ook dan zijn er nog zaken die minder prioriteit hebben en in de dagen erna opgepakt of verbeterd worden, maar gewerkt wordt er. Zo is er bij de livegang altijd iemand aanwezig, vanuit functionele zijde van Devoon en vanuit technische oogpunt vanuit ICT Concept. Die wisselwerking streeft Devoon uiteraard bij iedere systeembeheerder na, maar bij ICT Concept is deze zo uitgewerkt en al zo vaak in de praktijk ingezet dat dit inmiddels als gouden combinatie bestempeld wordt vanuit de praktijk.

Hendri merkt op: ‘En dat heeft ook te maken met de relatie. Die is, mede doordat je beide Lexxyn partner bent, al behoorlijk persoonlijk. Je kent elkaar en weet elkaar te vinden. Zelfs ‘s nachts als dat nodig is, in het geval van bijvoorbeeld een migratie. En ja, soms gooi je dan even de knuppel in het hoenderhok, maar daar drink je dan later samen een drankje op.

Je kunt de samenwerking tussen software- en hardwareleverancier goed vergelijken met een snelweg waar auto’s overheen rijden. De software stelt bepaalde eisen aan de weg om goed te kunnen functioneren maar systeembeheerders bepalen uiteindelijk de normen van de (snel)weg. Of deze weg hobbelend is of een uiterst glad wegdek heeft is allesbepalend voor de software die eroverheen moet. Daar zijn wij ons van bewust. Wij zetten ons in om applicaties probleemloos te laten ‘scheuren’. Of we nu moeten gladtrekken, opnieuw asfalteren of een extra rijbaan aan moeten leggen; als het nodig is dan gebeurt dat.’

Martin vult aan: ‘En dat gebeurt ook soms achter de schermen, zonder dat de klant hier weet van heeft, gewoon om hem niet te vermoeien. Zo hadden we onlangs met redelijke spoed extra servercapaciteit nodig voor onze klanten. ICT Concept is in de gelegenheid dit direct mogelijk te maken. Zaken waarmee je bij de klant uiteindelijk veel frustratie voorkomt. Maar wat we ook vaak meemaken is dat klanten nieuwe hardware aanschaffen maar vergeten ons in te lichten. Regelmatig krijgen wij dan de vraag: ‘We hebben een nieuwe printer, maar deze werkt niet. Er komt niets uit.’ Dat zijn zaken die we willen voorkomen door de samenwerking met systeembeheerders maximaal te benutten.’

Jullie spraken eerder over afhankelijkheden van derden, dat lees je hierboven ook weer terug. Maar hoe zit dat met andere applicaties waar jullie mee koppelen en bijvoorbeeld updates hiervan?
Hendri: ‘Als systeembeheerder hoor je te allen tijde te kijken wat de impact van een update van bijvoorbeeld Microsoft Office of Java is. Welke applicaties hebben hiermee te maken en wat moet er aan gedaan worden om gedoe na een update te voorkomen.

Martin: ’Ja, dat hoort wel alleen gebeurt dit in de praktijk nauwelijks. Ook dan is bewustwording van en samenwerking met de systeembeheerder zo extreem belangrijk. Want geheid dat bij een gemiddelde update van Microsoft Office NEXTassyst en dus de gebruikers hinder ondervinden. Weer zo’n bijna logisch ‘check-in-the-box’ die helaas nog te vaak vergeten wordt. Ook hier is de wisselwerking met ICT Concept zo prettig. Hier weten we zeker dat we niet vergeten worden. Zij voeren eerst tests uit met ons alvorens over te gaan tot de daadwerkelijke update.’

Ik begreep dat NEXTassyst iedere vijf jaar van 0 af aan wordt opgebouwd. Kun je daar iets meer over vertellen?
Martin: ‘Dit heeft te maken met de vele ontwikkelingen. We willen dat deze beroepsgroep bij en blij blijft en niet voor verrassingen komt te staan op technisch vlak. Hiervoor zijn we veel aanwezig op congressen, als spreker en als bezoeker, om in contact te blijven met ketenpartners en uiteraard met de mensen binnen het notariaat zelf.

We zijn daarnaast ook KNB kennispartner, dat zijn we onze klanten verplicht. We willen alles weten en alles zien. Dat is de basis voor een nieuw systeem. Een mooi voorbeeld is de verandering/verbetering die de KNB gaat doorvoeren aan het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) en het Centraal Testamentenregister (CTR). Als softwareleverancier moeten wij er voor zorgen dat bij de start hiervan op 1 april 2018 onze software voldoet aan de gestelde eisen. Als eerste softwareleverancier hebben we inmiddels de nieuwe software ingebouwd en zijn we gestart met de certificering. Omdat we er alles aan doen om NEXTassyst state-of-the art te houden.

Maar we kijken ook naar andere branches zoals de advocatuur, wat door de Lexxyn Groep mogelijk wordt gemaakt. Daar is het Techniek-team opgericht om vanuit elkaars branches (advocatuur, notariaat en deurwaarderij) te leren wat er gaande is, wat er technisch mogelijk is en wat wel of niet aanslaat. Dat inspireert ons ook om aan de slag te gaan voor het notariaat. We zijn dag in dag uit actief met de doelgroep en de huidige behoefte bezig en daar bouwen we onze applicatie en dienstverlening keer op keer omheen.’

Ontstaat daar ook nieuwe, aanvullende, producten zoals NEXTsearch uit?
Martin: ‘Jazeker, met deze full tekst search tool kun je in NEXTassyst niet alleen zoeken op gebruikelijke zoektermen zoals dossiernummer en namen van partijen, maar kun je ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. Je kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken.

Deze tool is door ICT Concept en Devoon samen ontwikkeld en we zijn de enige die dit kunnen aanbieden. Een mooi voorbeeld van een product dat is ontstaan vanuit inspiratie die is opgedaan vanuit het Lexxyn Techniek-team.’

Hendri sluit af: ‘En zo zie je dat techniek en IT steeds meer verweven worden met juridische functionaliteit. We zijn ons hier allebei van bewust. We proberen dagelijks een prominent rol te spelen in een positieve kentering op dit gebied. Wij verbinden ons samen aan de juridische toekomst, met kennis, kunde, passie en daadkracht. Het liefst op een strak wegdek op een route naar de zon langs zoveel mogelijk inspirerende bezienswaardigheden.‘