JUST Notaris Ellens & Lentze

"Blijf vooral bij je oude systeem. En gun ons het voordeel van assyst."
— Michaël Lentze

"Het idee was eigenlijk om samen met een vennoot een franchiseconcept op te zetten, een serviceorganisatie voor notariskantoren. We hadden natuurlijk al onze software, maar omdat we vanuit één locatie meerdere kantoren wilden bedienen, besloten we toch eens in de markt te kijken. Het selectieproces hebben we uitbesteed, waarbij in eerste instantie alleen een aantal bekende leveranciers werden betrokken. Maar de voorstellen die daar uit kwamen, bleken onbegrijpelijk. Zelfs met hulp van een kenner begrepen we er niets van. We besloten daarom een soort makelaar in te schakelen. Dat was in 2008.

Die ICT-makelaar heeft de markt verkend en kwam onder meer met Devoon. Een kleine leverancier en voor ons een totaal onbekende naam. We hebben toen Devoon en onze oude leverancier - een van de grote, bekende spelers in de markt – in een soort pitch met elkaar vergeleken.

We hebben niet voor de goedkoopste oplossing gekozen. Het was voordeliger geweest bij de oude leverancier te blijven, omdat je dan geen nieuwe licenties moet betalen en ook de installatie minder kost. Omschakeling naar Devoon was duurder, maar we waren het er over eens dat voor onze behoeften assyst echt de beste oplossing was. Dat had eigenlijk twee belangrijke redenen.

Ten eerste is assyst web-based, gebouwd in Java en makkelijk te koppelen met andere systemen en programma’s. En flexibel aan te passen aan onze specifieke wensen. Ten tweede hadden we het idee dat Devoon meer doet aan ontwikkeling. In ieder geval meer dan we gewend waren van onze oude leverancier, waar het soms heel lang duurde voordat iets aangepast kon worden. Devoon is een kleinere club, met minder kantoren en meer aandacht voor de individuele klant. En eigenlijk was er nog een derde reden: we wilden geen server meer op kantoor. Al dat gedoe met back ups en problemen als het een keer niet draait. Nu werken we gewoon online, een kwestie van inloggen op de externe server. Ik ben erg blij dat we daar voor hebben gekozen.

De omschakeling had heel wat voeten in de aarde. Je moet toch van alles overzetten, nieuwe afrekeningen en declaraties maken, groepen anders indelen en modelakten opnieuw intelligent maken. Aan de andere kant kun je dit ook zien als een kwaliteitsproject. Je bent met zo’n transitie verplicht om weer eens goed na te denken over hoe je je processen wilt inrichten. Dus in die zin kan het geen kwaad. Gelukkig was het leren omgaan met het systeem zelf niet ingewikkeld. Iedereen had assyst tamelijk snel onder de knie.

Een van de fijnste onderdelen is het work flow systeem, met uitgebreide digitale check lists zodat iedereen precies weet hoe een project er voor staat. Ook handig is dat je rechtstreeks vanuit het dossier kunt mailen, waarbij alles bewaard blijft. Je hebt alle informatie en communicatie digitaal onder één dossier bij elkaar. We gebruiken daardoor steeds minder papier op kantoor.

Ook geweldig is de koppeling met externe bestanden als de GBA en de Kamer van Koophandel. Je hoeft niets meer over te tikken. Je klikt een paar keer en het komt rechtstreeks in het systeem. We hebben hiervan een belangrijk efficiencyvoordeel ten opzichte van kantoren die assyst niet gebruiken. Eigenlijk zou ik dus tegen anderen moeten zeggen: “Blijf vooral bij je oude systeem en gun ons het voordeel van assyst.” Maar als je tóch wilt overschakelen, spreek dan heel duidelijk af hoe jij wilt dat de koppeling met andere systemen verloopt. Hoe preciezer je je wensen formuleert, des te makkelijker gaat het overstappen."