Notarispraktijk Interwaert

"assyst is speciaal voor ons vak ontwikkeld. Laten we het dan ook zo goed mogelijk gebruiken."
— mr. E.F. de Vilder

"We werken nu een jaar of zes met assyst. Het pakket dat we hiervoor hadden, werd overgenomen door een andere leverancier, die ons botweg mededeelde dat het oude systeem niet meer ondersteund werd en dat we over moesten stappen op hun eigen software. Maar dat ging dan wel 20.000 euro kosten. Sorry, maar dat soort grapjes, daar houden we niet van. Dus zijn we naar het beste alternatief gaan zoeken. We hebben alle aanbieders langs laten komen om demonstraties te geven en assyst kwam als beste over. Het modernste pakket, vonden wij toen, met een goede prijs/kwaliteitverhouding, zowel in aanschaf als voor het onderhoud. Van die keuze hebben we nooit spijt gehad.

Natuurlijk, de overstap had de nodige voeten in de aarde. Dat heeft ook wel anderhalf jaar geduurd. Maar goed, dat weet je. Zo’n overgang loopt nooit echt lekker. Wat wél zeer gesmeerd verliep is de laatste overgang – nu ongeveer een jaar geleden – naar de nieuwe versie van assyst. Dat ging vlekkeloos. In het nieuwe systeem is het allemaal gebruikersvriendelijker geworden en de toepassingen zijn breder. Denk aan het automatisch vullen van bestanden door de koppeling met externe databases.

Het begint nu een echt geïntegreerd pakket te worden met alles wat je nodig hebt. Je hoeft er eigenlijk niet meer uit. E-mailen, bellen, faxen sturen... noem maar op. Ik durf overigens niet te beweren dat we ook echt alle functies gebruiken. Op mijn initiatief hebben we daarom onlangs een updatedag georganiseerd met Heleen Bernsen van Devoon. Zij heeft ons heel veel tips en trucs gegeven. De meeste mensen gebruiken maar 20% van het Windows-pakket en dat kan ook best. Maar assyst is speciaal voor ons vak ontwikkeld. Laten we het dan ook zo goed mogelijk gebruiken!

Natuurlijk zijn er altijd wel dingetjes waarvan je denkt dat het mogelijk nóg beter kan. Wij gebruiken nu ook het geïntegreerde financiële pakket AFAS. Daarin wil het automatisch verzenden van aanmaningen naar debiteuren maar niet lukken. En het managementinformatiesysteem geeft soms vreemde uitkomsten. Daar kun je zeker nog niet blind op varen. Ik heb dat al aangegeven bij Devoon. Wij zijn vrij betrokken bij het pakket en als iets beter kan, dan melden we dat. Hoe dan ook, door de bank genomen werkt het systeem prima. De manco’s zijn veel kleiner dan de voordelen.

Wat erg goed werkt is de koppeling met de GBA. Daar is Devoon heel creatief in geweest om dat toch te laten werken. Ik weet dat sommige andere leveranciers daar nog steeds mee worstelen. Nu hoop ik maar dat de aangekondigde koppeling met het kadaster er ook snel komt. Naar het schijnt ligt de bal nu bij het kadaster. Die geven bepaalde gegevens nog niet vrij. Ook iets wat me erg handig lijkt, is de nieuwe intelligente scanfunctie, waarbij de gescande documenten automatisch in het juiste dossier belanden. Wij willen toch zo veel mogelijk naar digitale dossiers. Alle schakelingen die je er uit kunt halen zijn meegenomen.

De kracht van Devoon is dat ze steeds actief meedenken met het notariaat: waar kunnen we nog tijd winnen. En de mensen zijn prettig. Ben, Heleen, John, allemaal prima mensen. Dat is óók erg belangrijk voor mij. De mensen maken het bedrijf en zij zijn nooit te beroerd even ergens voor te gaan, een stapje harder te lopen om je verder te helpen."